2020 július elsejétől kötelező az online számla-adatexport a NAV irányába. Erre ráépülve egy sor olyan digitális újdonság jelent meg, amely hozzásegít vállalkozásod könyvelési, és pénzügyi folyamatainak automatizálásához, meggyorsításához.

Blogunkon ezért egy cikksorozatot indítottunk, amelyeket elovasva megismerheted ezeket az újdonságokat.

1. rész: https://vallalkozas-okosan.blog.hu/2020/06/17/vallalkozas_okosan_digitalisan

2. rész: https://vallalkozas-okosan.blog.hu/2020/07/03/regen_minden_jobb_volt_ezert_ne_legyel_21_szazadi_konyvelo_vallalkozo 

3. rész: https://vallalkozas-okosan.blog.hu/2020/08/13/digitalis_vallalkozas_megoldasok_quick 

4. rész: https://vallalkozas-okosan.blog.hu/2020/08/28/digitalis_vallalkozas_megoldasok_relax_a_felho_alapu_kenyelmes_konyveloprogram

SMARTBooks, a felhőkönyelés 

A Smartfront és Számlázz.hu stratégiai szövetségeként létrehozott Smart Express Technologies első terméke, a SMARTBooks online könyvelőprogram azt a célt tűzte ki, hogy a könyvelők szélesebb köre számára is elérhető legyen a legújabb trendeknek megfelelő felhőalapú szolgáltatási modellt. 

Az elmúlt fél-egy évben a csapból is a könyvelői szakma nagy átalakulása folyik. Számtalan cikk olvasható erről, például itt és itt és itt. Ezért ebben a cikkben, mint egy izgalmas stratégiai játékban, szeretnék inkább arról beszélni, hogy mi jön a következő lépés után. Hiszen az üzleti életben is igencsak hasznos egy lépéssel tovább látni a többségnél.

Az előzmények

Kezdjük egy nagyon rövid történeti felvezetővel, honnan is nézünk erre az átalakulásra. A SMARTBooks termékcsalád, mely a könyvelési folyamatot “felteszi” a felhőbe, így az lényegesen egyszerűbbé, gyorsabbá és papírmentessé válik, forradalmi pillanatban érkezett. A Számlázz.hu partnereként arra készültünk, hogy felforgassuk a szakmát, és egy teljesen új szemléletet hozzunk be, amit eddig csak nagyon kevesen ismertek: integrált, automatikus adatkapcsolatot a könyvelő és a vállalkozás között.

A Számlázz.hu a legnagyobb hazai online számlázórendszer, és szédítő sebességgel növeli az előnyét a versenytársaihoz képest. Mára (a cikkírás pillanatában) 350 ezer partner számláz a rendszerrel.Egyedi megoldásuk, a KSZI (könyvelő-számlázó integráció) segítségével több rendszerrel kapcsolódnak, de ezekben a kapcsolatokban nem voltak fókuszban a könyvelői igények. Részben emiatt nem is volt túlzottan elterjedt a használata, inkább a könyvelői hozzáférés terjedése jelezte, hogy igény az volna a rendszerek szorosabb kapcsolatára.

A SMARTBooks anyacégével, a Smartfronttal 2019-ben, a SMARTBooks termék készítése idején már nyolc éve integrált web alapú ügyviteli és könyvelő rendszert fejlesztettünk kis- és középvállalkozások számára  (SmartfFront ERP). Ezért pontosan tudtuk, hogyan kell mindezt a felhőben, automatizálva igazán könnyen használhatóvá tenni.

Amikor robbant a bomba

Szinte pillanatokkal azután, hogy elkészültünk a SMARTBooks felhőalapú pénzügyi és könyvelőszoftverrel, robbant a bomba. A NAV két lépcsőben (2020. július 1. és 2021. január 1. dátumokkal) minden számlát bekér, és az erre felkészített rendszerek számára elérhetővé is tesz. Először nem is tudtuk egy pillanatig, mennyire örüljünk, hiszen pontosan lehetett látni, egy olyan hullám indul most, ami mindenkit még inkább a digitalizáció és összekapcsolt rendszerek irányába fog terelni. Ennek a láncnak fontos eleme számlázóprogram használata. A már említett szamlazz.hu mellett a profi online számlázás a vállalkozásoknak a Billingoval is megoldható.

Egy dologban mélyen hiszek: a piacnak végső soron mindez nagyon jót fog tenni.

A könyvelőknek “csak” nyitva kell tartaniuk a szemüket, hogy lépést tartsanak a kínálkozó lehetőségekkel. 

A vállalkozóknak pedig szintén nyitottnak kell lenniük, és kihasználni a számukra kínálkozó lehetőségeket, hogy hatékonyabban követhessék a pénzügyi folyamataikat, és a legfontosabb üzleti döntéseikre tudjanak figyelni.

És mik azok a bizonyos következő lépések?

Minden számla elérhető, egyre több az OCR megoldás (karakterfelismerő rendszer), amely szkennelést követően beolvassa az adatokat (ilyen például a QUICK), emellett nyit a bankszakma és egyre elterjedtebb a különböző kivonat importokat is elérni. Így a kérdés már csak az marad, melyik megoldás mennyire üzembiztosan, milyen kényelmesen és gyorsan integrálja ezeket a lehetőségeket. 

Érdemes érdeklődnünk a rendszerünk szállítójánál a fenti megoldásokkal kapcsolatos fejlesztési terveikről, mert ez 2-3-4 éven belül perdöntő különbség lesz. Egyszerűen már nem lesznek a piacon, vagy teljesen visszaszorulnak azok a szolgáltatók, amelyeket a maximális automatizáltságot a fentiek elérhetővé tételével nem teszik lehetővé. Vagyis, már nem a ‘merre’ lesz a kérdés, sokkal inkább a ‘hogyan’.

Amin a Smartfront-nál évek óta dolgozunk, webes, felhő alapú fejlesztői munkával és tudással a hátunk mögött, az az, hogy mindent automatizálunk a háttérben. Így a könyvelő úgy kapja meg a szolgáltatást, hogy nem kell megküzdenie az informatika elképesztő bonyolultságával. Nincs külön alvállalkozó, vagy fiatal ismerős, aki munkaidő után még segít beállítani az adatbázist, frissíteni a verziót, az adatkapcsolatot, a távoli asztal elérést, a routert, a nem tudom még mit, hanem könnyedén, azonnal érkezik minden.

Ebből a szempontból még az is teljesen mindegy, hogy egy világjárvány miatt home office-ba kényszerülünk-e éppen.

Az ügyfél, a kollégák, a NAV, a bank, később, ha még messzebb nézünk a webes kereskedelem terjedésére, a csomagszállító adatok a bizonylatok elszámolásához, és minden más kellemesen csendben duruzsol a háttérben, és mindez természetes, mint ma a villanykapcsoló és a konnektor a falban. 

Látjuk, hogy számos országban ez a folyamat már évekkel előttünk jár, nálunk a NAV idén óriási lökést adott a fejlődésnek. Amit évekig terveztünk a piacon edukálni, egyszerűen a csapból is folyni kezdett.

Gyorsuló ütemben néz mindenki körbe: “atya ég, amit évekig csak fél szemmel keresgéltem, hogy mi is lesz a versenyelőnyöm majd egyszer, ha lenne mire lecserélni a régi rendszeremet, az holnap már hátrány lesz, ha nem az elsők között léptem”.

Hamarosan már az extra kis finomságok fognak igazán számítani: a könyvelők abban versenyeznek, ki kommunikál profibban az ügyféllel, ki ad jobb riportot, ki készít mélyebb elemzést. A vállalkozók között pedig az lesz előnyben, aki ilyen szemléletű integrált rendszerben, profibb könyvelővel, több infóval, gyorsabban fogja átlátni az üzleti adatokat.

Végül pedig gondolatébresztőként nézzünk meg néhány lehetséges további lépést a nem túl távoli jövőből!

Várható további integrációs irányok:

• Integrálunk egy profi hírlevél rendszert, amivel célzottan megszólítom a partnereimet?
• Közös felületünk lesz az ügyfelekkel, amin könnyedén és akár az ügyvitel konkrét bizonylataihoz kapcsolódva beszélgethetünk egymással, vagy emlékeztetőt küldhetünk a közelgő, netán lejárt teendőkről?
• Kapcsoljunk be egy okos kis rendszert az egyéb fizetős szolgáltatások elszámolásához?

Konklúzió: a kulcsmotívumok az üzembiztos, professzionális háttérrel biztosított rendszerintegráció. A kényelem, ami lehetővé teszi, hogy minden szereplő / felhasználó a saját szakmájára / feladatára figyelhessen. Ebben pedig utolérhetetlen a felhő. Nem kézzel állítgatjuk az adatkapcsolatot, nem mi frissítünk verziót, vagy cserélünk import sablont, hanem (“smart” módon) profi felhasználóként viselkedünk, és a saját hozzáadott értékünket maxoljuk ki.

És lássuk be, ha a 6. kiegészítő szolgáltatást integráltuk be éppen, nem is megy majd másképp.

Várjuk a cikkel és a további várható integrációs irányokkal kapcsolatban felmerült gondolataitokat, a SMARTBooks Facebook-oldalán! 

Ha tetszik ez az új irány, és érdekel, mit nyerhetsz még vele, kövess minket!