Vállalkozó vagy? Képzeld el, hogy július 1. után mindent azonnal tudni fogsz cégedről!

Könyvelő vagy? Képzeld el, hogy július 1-től egy csomó időd felszabadul, mert mostantól a technika rengeteg dolgot megcsinál helyetted!

2020. július 1-től jön a kötelező számla-adatexport a NAV felé. Ez azt jelenti, hogy ettől az időponttól kezdve minden olyan számlát be kell küldeni a NAV erre a célra létrehozott rendszerébe, amelyet belföldi adóalanyok között állítottak ki.

A legfontosabbakat honlapunkon itt foglaltuk össze: https://www.vallalkozas-okosan.hu/online_szamla

Így ha magyar adószámmal rendelkező egyéni vállalkozó, vagy cég vagy, akkor ez a kötelezettség vonatkozik rád.

Az erre alkalmas számlázóprogramok –a NAV felületén történő külön regisztráció után- ezen kötelezettségednek automatikusan eleget tesznek. Kézi számla használata esetén ezt a feltöltést manuálisan kell elvégezned. Többek között ezért sem lesz érdemes a kézi számlázást erőltetned, legfeljebb tartalék lehetőségként tekints rá.

Az eddigi visszajelzések alapján sokan nem örülnek ennek a változásnak. Mind könyvelők, mind pedig vállalkozók között hallani olyan hangokat, hogy már megint egy újabb értelmetlen kötelezettség. Megint egy plusz ellenőrzés, meg vegzálás az állam részéről, megint meg kell tanulni egy új szoftver használatát. Tény, 100 éve lovas kocsin jártunk, internet sem volt, mégis megvoltunk, a mostani életünket mégis nehezen tudnánk így elképzelni.

Éppen ezért tekints úgy erre az új szabályozásra, mint egy új lehetőségre. Ugyanis sokkal többet jelent majd, mint csak egy új törvény, aminek eleget kell tenni.

Ha hajlandó vagy haladni a korral, július 1. után sokkal jobb lesz neked.

Digitalizáció – a jövő már itt van

A könyvelés eddig ismert módjának egyik legfőbb problémája a számlák berögzítésének, kontírozásának (főkönyvi számokkal történő ellátásának) és az azokon szereplő adatok ellenőrzésének időigényessége volt. Aki könyvelt, ha csak ki nem szervezte, magasabb hozzáadott értékű szolgáltatás nyújtása helyett egyszerű adatrögzítői szintű munkát végzett.

Nem létezett megbízható megoldás a számlák beolvasására, és azok tartalmának automatizált berögzítésére.

A másik nagy probléma az, hogy a könyvelés munkáját a vállalkozó, mint megbízó nem tudta ellenőrizni. Kénytelen volt úgymond bemondásra elhinni a könyvelésnek, hogy a munka rendben halad. Ezt legfeljebb utólag, a beadott bevallások elektronikus nyugtáin keresztül láthatta.

Szakmai csoportokban a könyvelők egy részénél elég erős ellenérzést láttunk, amikor ez a téma felmerült.

Álláspontjuk szerint a vállalkozó (megrendelő) kvázi bemondásra higgye el, hogy ők teszik a dolgukat, és őket ne ellenőrizgessék.

Tény, hogy eddig nehezen volt kivitelezhető, mostantól meglesz rá a lehetőség, erről egy kicsit később.

Könyvelés, és pénzügy - eddig

Sokszor, sok helyen elmondtuk, és leírtuk már, a könyvelőnek nem alapfeladata a vállalkozás napi pénzügyeivel foglalkozni, arról releváns adatokat szolgáltatni.

Hiszen a pénzügy a valós idő, a jelen, a könyvelés pedig a múltat dolgozza fel, ráadásul nagyrészt más szemlélettel, mint amire egy cégvezetőnek a napi működéshez szüksége van.

Mindez technikailag eddig a következőképpen nézett ki: a cég valamit megvett, vagy eladott. Könyvelőül ilyenkor azt káromkodjuk, hogy egy gazdasági esemény történt. Ezt dokumentálni kell –ami a vállalkozó elsődleges felelőssége-, általában számlát állítasz ki róla, vagy kapsz egyet. Az így keletkezett bizonylat a könyvelés, és a pénzügy munkájának az alapja is.

Ha céged működik, sok ilyen történik, összegyűlik egy köteg számlád. Amik idővel eljutnak a könyvelődhöz. Ha negyedéves áfás vagy, egy januári számla jó eséllyel csak április elején jutott el a könyvelődhöz. Szépen csatoltad mellé a céges bankszámlakivonatodat is, a bevételi, és kiadási pénztárbizonylatokat, könyvelőd pedig szépen elkezdte feldolgozni a kapott anyagokat. Egy csomó ideje elment az adatok rögzítésével.

Simán benne van a pakliban, hogy egy-két januári számládat nem fizették ki. Ez legkésőbb kiderül a számlák, illetve a bankszámlakivonat összevezetésénél. Könyvelőd szól, te megkeresed a céget, aki tartozik, kiderül, a cég közben fizetésképtelenné vált, neked viszont a kiállított számlád után áfát kell fizetni. De mennyit? Ne aggódj, 17-én, határidő előtt 3 nappal ezt is megtudod.

Mivel te egy lelkiismeretes, és felelősségteljes cégvezető vagy (nem általános, de szerencsére egyre több ilyennel találkozunk), nem akarsz mindenben kizárólag a könyvelődre hagyatkozni. Ezért nyitsz egy Excelt, amibe folyamatosan felviszed mind a vevő, mind pedig a szállítói számláidat. Ha nem készpénzért adtál el valamit, akkor külön nézned kell a fizetési határidőket is, hogy a pénzügyi rendezések megtörténtek-e.

Mindez nyilván plusz idő, energia, és gyakorlatilag párhuzamos adatrögzítés történik.

Ha ezeket megcsináltad, annyit máris elértél, hogy tudod, éppen mennyi pénzed jött be, mit fizettél ki, és mi várható a közeljövőben. Ezen kívül az áfa-egyenlegedet is követni tudod így, vagyis nem az áfa fizetési határidő előtt 3 nappal jön a hidegzuhany, hogy úristen, miért lett ennyi a fizetendő.

Lesz egy naprakész cash-flowd, és legalább nagyságrendileg képben leszel a fizetendő áfáddal, és azzal, hogy az adott időszakban eredmény szinten hogy áll a céged.

(Ezek persze csak nagyon az alapok, cégvezetőként ennél sokkal több pénzügyi jellegű információra van szükséged, de ha ezt megcsináltad, már ennyivel a mezőny elején vagy.)

Számlázóprogramok, ahogy eddig gondoltál rájuk.

A digitalizáció útján az első lépések egyike a számlázóprogramok elterjedése volt. Használatuk mára általánossá vált. Eleinte tényleg csak számlázásra voltak alkalmasak, mostanra a számlázáson kívül egyre több, a vállalkozásodat támogató funkciókkal látják el őket.

Ma már természetes, hogy a számlázóprogramok biztosítanak ún. könyvelői hozzáférést. Ez azt jelenti, hogy az így kiállított számláidhoz könyvelőd hozzáfér úgy, hogy azokat nem tudja módosítani. A számlázóprogramból át tudja őket emelni a könyvelőprogramba, így mindketten jól jártok: neked nem kell időről-időre rengeteg papírral szaladgálnod hozzá, nem lesz vita egy átadott, vagy épp át nem adott bizonylatról. Ő pedig sokkal kevesebb időt tölt adatrögzítéssel, és a hibázás (téves adatbevitel) esélye is sokkal alacsonyabb így.

Néhány számlázóprogram (többek között a Szamlazz.hu, vagy a Billingo) képes arra, ha valamelyik partnered ugyanazt a programot használja, mint te, az általa feléd kiállított számlákat is látod, és könyvelőd ezeket a szállítói számlákat is tudja importálni magához.

Ezzel a számlarögzítés, és -feldolgozás egy része digitálisan megoldott, de ez még mindig messze van a teljes digitalizációtól.

Könyvelés, és pénzügy – az új világ 2020. július 1. után

Ettől a dátumtól kezdve a számlázóprogrammal kiállított számlák gyakorlatilag azonnal, a kézzel kiállított számlák pedig 96 órán belül jelennek meg a NAV rendszerében.

Egy új fejlesztésű szoftver, a Cashbook többek között képes arra, hogy a NAV felületén létrejött, ún. XML állományt importálja, és abból a könyvelőprogram számára feldolgozható számlákat generáljon vissza.

A vevőszámlákat átveszi a számlázóprogramból, a kézzel kiállított számlát pedig a saját mobilalkalmazásával lefotózva bedigitalizálja, nincs szükség manuális adatrögzítésre. Ezzel megtörténik a számlák automatikus könyvelésre történő előkészítése, amit a könyvelőprogram innentől pár kattintással elvégez.

Vagyis számláid mostantól közel valós időben, azonnal feldolgozható formában eljutnak könyvelődhöz úgy, hogy szinte a teljes folyamat automatikusan, digitalizálva történik. A Cashbook azt is biztosítja, hogy vállalkozóként bármikor ráláss a könyvelődnél lévő számláidra, illetve azok feldolgozottsági státuszára. Mindezt úgy, hogy a könyvelési állományhoz értelemszerűen nem férsz hozzá, azt véletlenül sem tudod megváltoztatni.

Így te is, és könyvelőd is nyugodtan alszotok majd. Bármikor, akár egy okostelefonról láthatod, hogy mi a helyzet a cégedben úgy, hogy közben a könyvelőd munkáját sem veszélyezteted.

De ez még nem minden!

A számlázóprogramokat egyre több bankkal lehet majd szinkronizálni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, ha számlázóprogramodból kiállítottál egy számlát, és azt kifizették, mostantól a számlád pénzügyi rendezése automatikusan megtörténik. Ez az információ a Cashbookon keresztül átmegy a könyvelőprogramba, így saját magadnak, és könyvelődnek is értékes időt takarítottál meg.

Ez a folyamat a másik irányba is működik: költségszámláidat is „lekérheted”, és láthatod, hogy melyik van közülük kifizetve, és melyik nincs.

Igen, jól látod: mostantól lehetővé válik, hogy valós időben lásd, vállalkozásod éppen hogy áll pénzzel, milyen volt az adott hét, vagy hónap eredmény, és cash-flow szinten. Lesz egy naprakész áfa-egyenleged.

És még mindig nem a vége!

A Billingo egyik célja, hogy számlázóprogram mellett céged pénzügyi adatközpontja legyen. A könyvelőprogram, a számlázóprogram, és a Cashbook közötti tetszőleges irányú, és formátumú adatcsere lehetővé teszi, hogy költségeidet ne csak a hagyományos, számviteli szemléletű eredménylevezetés szerint csoportosítsd.

Képzeld el: van egy webáruházad, és mellette két fizikai boltod is.

Pár kattintással megoldható, hogy lásd, melyik egység milyen ráfordítással, mennyi bevételt hozott. Meg tudod nézni, hogy egy vevőd átlagosan mennyit költ, és milyen gyakorisággal vásárol. Pontosan láthatod, mennyi az egyik, és a másik üzlet működési költsége. Ahogy azt is, mi az, amit az egyik helyen jobban keresnek, mint a másikon.

Soroljam? A lehetőségek száma nagyjából végtelen. A lényeg: olyan adatokhoz jutsz, melyeket ügyesen használva több profitod lesz.

Szükség lesz-e könyvelőre?

A válasz röviden: igen. Bár rengeteg helyen olvashatod, hogy katásnak nem kell könyvelő, meg előbb-utóbb a NAV megcsinálja majd pl. az áfabevallást, ettől még könyvelőre továbbra is szükséged lesz. Más kérdés, hogy ennek a fejlődésnek köszönhetően a könyvelők munkája részben át fog alakulni. Az időigényes, ámde alacsonyabb hozzáadott értéket jelentő adatrögzítés valóban elvégzi a technika, de a könyvelés messze nem csak ebből áll.

A törvények ismeretét, vállalkozásodban történő alkalmazását, stratégiai szintű adó- és esetleg pénzügyi tanácsadást a szoftverek nem fognak neked biztosítani. Az emberi tudást, gondolkozást még nem helyettesítik.

Egy jó könyvelő éves szinten még egy kisebb vállalkozás esetén is százezres nagyságrendű pénzt spórolhat meg neked, legálisan. Főleg úgy, hogy mostantól sokkal könnyebben előállítható, és sokkal több adat áll majd ehhez rendelkezésetekre.

Ezek az adatok csak akkor érnek valamit, ha tudod őket értelmezni. Ha tudod, melyik hogyan jött létre, mi történik mögötte a cégedben, mit mond el neked. Egy üzleti terv nélkül nem igazán fogod ezeket érteni, aminek elkészítéséhez, és aktualizálásához szintén nélkülözhetetlen az emberi tudás.

A technika csak ezen keresztül válik számodra élővé. Kiegészíti, de nem helyettesíti az emberi tudást, és tapasztalatot.

Számlázóprogramok – melyiket válasszam?

Most már látod, hogy egy számlázóprogram mi mindenre lehet képes, és a különböző rendszerek integrációjával milyen előrelépés érhető el. Ezért azt javasoljuk, számlázóprogram választásánál ne az ár legyen az elsődleges döntési szempont.

Szedd össze, hogy milyen elvárásaid vannak, mit szeretnél, hogy tudjon a program. Lehet, hogy egy-két egyedi funkció miatt évente 10.000-15.000 forinttal többe kerül majd, mint egy másik. Cserébe viszont havonta több óra munkaidőt spórol meg mind neked, mind pedig könyvelődnek. Vizsgáld meg, hogy az általad használt rendszerekkel hogyan integrálható, hogy valóban ki tudd használni a digitalizáció adta lehetőségeket.

Nem titok, hogy év eleje óta a Billingot stratégiai szintű tanácsadással segítjük, hogy a vállalkozások igényeihez minél jobban passzoló fejlesztésekkel jelenjenek meg a piacon.

Mellettük még több, szintén régóta a piacon lévő, megbízható számlázóprogram: a Szamlazz.hu, a BizXpert, vagy éppen az OTP saját rendszere, az eBiz.

Írtunk egy összehasonlítást, ami a Billingo, és a Szamlazz.hu 3 legnépszerűbb funkciója alapján hasonlítja össze a két rendszer árait. Ide kattintva éred el: https://www.vallalkozas-okosan.hu/szamlazzhu_vagy_billingo

Ha tetszik ez az új irány, és érdekel, mit nyerhetsz még vele, kövess minket!