A vállalkozások digitalizálásáról egyre több szó esik. A járványhelyzet egyértelműen felgyorsította az átalakulás folyamatát. De mit jelent pontosan ez a kifejezés? Mitől lesz a te vállalkozásod digitális? Mikor nevezhetjük 3.0-snak? Elég egy okostelefon, egy laptop, egy jó szkenner, egy profi honlap és máris digitalizált vállalkozásról beszélünk?

A vállalkozások evolúciója - kockás füzettől az automatizmusig

Az utóbbi évek igazi transzformációt hoztak a digitalizáció terén. Ma már, ha lépést akarsz tartani a piaci versenyben, elengedhetetlen az online jelenlét. A saját weboldal, a közösségi média felület, a webes hirdetések, az online bankolás stb. A digitális platformok használatával rengeteg időt, energiát és pénzt spórolhatsz meg. A digitalizációt elősegítő üzleti megoldásokkal és szolgáltatásokkal pedig olyan lehetőségek tárháza nyílik meg előtted, amely a papír alapú vállalkozások korában szinte elképzelhetetlen volt.

Jelentősen csökken az adminisztrációra fordított idő, kevesebb lesz a hibázási lehetőség. Sokkal több időd és energiád jut majd a stratégiai tervezésre, a napi ügymenet hatékonyabbá tételére, a valódi ügyfélélmény kialakítására. Ennek ellenére a tisztán papír alapú működéstől egy valóban digitalizált, 3.0-s vállalkozásig még hosszú az út.

A kockás papírtól az on-line számlafeldolgozásig

Attól, hogy idáig (esetleg még) nagyrészt papír alapon működő céged attól, hogy valamilyen formában megjelenik az online térben, még nem válik automatikusan digitálissá. Jó példa erre számos webáruház. Óriási lépés, hogy már nem kell elmenned személyesn az üzletbe, hogy megvásárold a kívánt terméket. Elég felmenni a weboldalra és néhány kattintással megrendelni azt. Fizethetsz utalással, bankkártyával - ez gyors, online, örülünk neki. De mi van például azokkal a nyomtatott számlákkal, amiket aztán megkapunk a kézbesített csomagunkban?

Egy 3.0-s vállalkozás esetében minden folyamat automatikusan, digitalizált módon történik. A webáruházas példánál maradva pontosan látható, hogy ugyan elindult egy változás, de még mindig köztes létben vagyunk.

A vállalkozások nagy része már felismerte a digitalizáció fontosságát, ugyanakkor hibrid rendszerben működik. Bizonyos területeken modern megoldásokat alkalmaznak, ugyanakkor rendszeresek még a papír alapú dokumentumok. A kockás füzet, és a bonyolult excel táblák kora sem járt még le.

Érdekesség, hogy a vállalkozások többségénél éppen az üzleti szempontból kulcsfontosságú pénzügyi területen nem történt még meg az áttörés. Ugyan számos felhő alapú, költséghatékony, innovatív termék, megoldás található a piacon - legyen szó számlázásról, könyvelésről, költségnyilvántatásról, kapcsolattartásról -, a dokumentumok fizikai kezelése és tárolása mintha bebetonozta volna magát.

Egyéni vállalkozók, kisebb cégek esetében a kézi számlázás sem ritka. Ez egyrészt rendkívül időigényes, másrészt olyan hibalehetőséget hordoz magában, ami akár jelentős bírságot, ily módon komoly anyagi veszteséget is eredményezhet.

Sokkal kézenfekvőbb ma már a felhő alapú online számlázók használta, amelyek egyszerűsítik a munkafolyamatokat és alkalmasak modern e-számlák kiállítására. Ezek fizikai tárolásról sem kell gondoskodni, hiszen elektronikus formában megőrizhetők. A kötelező online adatszolgáltatási kötelezettség szintén nem ró plusz adminisztrációs terhet vállalkozásodra, hiszen teljes mértékben automatizálható. Az innovatív online számlázók olyan könyvelői összekötést is biztosítanak, amely minimalizálja a számlák feldolgozásával töltött időt, jelentősen felgyorsítva a munkafolyamatokat.

De nem csak a kiállított számlákkal kapcsolatos ügymenet optimalizálható.

Pénzügyek egy gombnyomásra

Az online számlajelentési kötelezettség kibővítése új távlatot is nyitott. Minden belföldi és külföldi vállalkozás és magánszemély részére készült számla bekerül a NAV rendszerébe. Így a partnerek által kiállított számlákat is visszaszinkronizálhatod anélkül, hogy napokat, vagy heteket kellene várnod, míg ezek a bizonylatok megérkeznek. A Billingóban ezek bekerülnek a kiadások közé. Ezért a felhasználói fiókodban egy felületen, azonnal átláthatóan tarthatod nyilván kiadásaidat. Ez segít vállalkozásod cash-flow-járól egy pontos képet adni. Ez fontos tényező az üzleti döntések során, emellett leegyszerűsíti és felgyorsítja a fizetéseket és a könyvelést is.

A számlázó programok egyéb pénzügyi, könyvelő szoftverekkel, hatékonyságnövelő rendszerekkel történő összekötése lehetővé teszi a folyamatok teljes automatizálását, az információk rendszerezését. Ezért minden folyamat sokkal ellenőrizhetőbbé és átláhatóbbá válik, kiválóan támogatva a stratégiai tervezést és a jogszabályoknak való megfelelést.

A járványhelyzet jól megmutatta, hogy egy cég minél több digitális megoldást, automatizmust használ, annál kevésbé befolyásolják működését a külső körülmények. Egyben egy pozitív tendencia is tapasztalható, hiszen a kialakult helyzet ösztönzőleg hat a kkv-szektorra, sokkal inkább fókuszba kerültek az automatizmusok, amelyek hosszú távon a valóban digitalizált vállalkozások megszületését eredményezhetik.

Digitális forradalom vagy digitális diktatúra?

 Vállalkozóként fontos tudnod, hogy áll a céged, mennyi pénzed van, milyen kiállított számláid nincsenek kifizetve - ezek behajtásáról gondoskodnod kell -, nem könyöradományt kérsz, hanem az elvégzett munkád ellenértékét és tudnod kell, hogy a rendelkezésre álló pénzből milyen - a vállalkozásod számára kiállított - számlákat kell kifizessél. 

Fizetned kell a dolgozók munkabérét, járulékot, áfát, egyéb adókat, esetleg új beruházást tervezel és tudnod kell, hogy megengedheted-e magadnak és hogy mikor fog megtérülni.

Azzal, hogy az összes kiállított számlád és majdnem az összes költségszámlád jóformán azonnal elérhető számodra, remek lehetőség, hogy kihasználd ezt a helyzetet.

Mire a könyvelőd lekönyveli ezeket a számlákat és Téged tájékoztat erről, az már rég késő.

Ezek az adatok excel formátumban kinyerhetőek a NAV Online Számla rendszeréből és már "csak" a hiányzó adatokkal kell kipótolnod. 

Milyen adatokat kell beírjál a saját táblázatodba?

Nincsenek benne a külföldiek által kiállított számláid, hiszen ők nem kötelezettek az online adatszolgáltatásra, nem fogod megtalálni a pénztárgép által kiállított számlákat (pl. üzemanyag) és azokat a számlákat, amelyeket nem jelentettek le.

Cash-flow

Ezekből a rendelkezésre álló adatokból tudsz készíteni egy nagyságrendi cash-flowt, hiszen majdnem az összes számlád fizetési határideje megvan. Ezt még ki kell egészítsed olyan tételekkel, mint a dolgozók munkabére és járulékai, egyéb adók és az áfa, vagy ha van hiteled, akkor a törlesztőrészletek. 

Eredménytervezés

A kiállított számláid nettó értéke a bevételed, a bejövő költségszámláid nettó értéke a költséged. Máris tudsz egy nagyságrendi eredményt számolni, amit ki kell egészíts a munkabér és járulékaival, az egyéb adókkal (pl. iparűzési adó) és az értékcsökkenés. Ezeket megkérdezed a könyvelődtől.

Áfa

Az áfát - alapesetben - teljesítés dátumára kell nézni. Ez az adat is rendelkezésre áll mind a kimenő, mind a bejövő számláidon. Adott időszakra leszűrve (pl. egy hónap) máris tudsz egy nagyságrendi áfát számolni. Pénzforgalmi áfára ez nem vonatkozik, de ha még azt is tudod, melyik számlád ellenértéke folyt be vagy melyiket fizetted ki és leszűröd adott időszak kifizetési dátumára, akkor még ez is megoldható. Jelenleg még csak pár bankkal lehet összekötni a számlázóprogramokat, de ezek száma valószínűleg nőni fog.

Könyvelés - Pénzügy - Kontrolling, azaz múlt, jelen és jövő

A könyvelési adatokból látod a múltat, a pénzügyeidből a jelent és a rendelkezésre álló adatokból meg tudod tervezni a jövőt. Ehhez nyilván nem csak számok kellenek, de Te ismered a legjobban a vállalkozásod és tudsz felkészülni a várható eseményekre.

Nem csak a NAV Online számla rendszeréből kérhetőek le ezek az adatok, hanem pl. a Billingo felületéről is kinyerhető, néhány beállítás után.

Nem mindenki örül

Sajnos a NAV Online számla rendszere nem mindig működik üzembiztosan, nem minden számlát lehet benne lekérdezni, de júliustól ez változni fog. A pénztárgéppel kiállított számlákat már elérhetővé teszik számunkra, a külföldiek által kiállított számlákat ezután sem fogod látni.

Sokan megijedtek a számlázóprogram használatától, aztán mikor áttértek a kézi számláról egy számlázóprogramra, belátták, hogy nem igényel rakétatudósi felkészültséget és jelentősen megkönnyíti a munkát.

Persze idegesek vagyunk, ha épp nem megy a NAV Online Számla rendszere. Jó hír, hogy a számlázóprogramok folyamatosan megkísérlik beküldeni a sikertelen adatszolgáltatású számlákat és ahogy elkezd működni a rendszer, ez meg is történik.

 Van, ahol nem elég jó az internet, kevés a térerő vagy kinyomtatva kérik a számlát, mert nem jó a vevőnek, ha emailen küldjük el, de valószínűleg idővel ez is változni fog.

Könyvelői munka támogatása

Sok könyvelő és egyéb program felkészült arra, hogy leszedje a számlákat a NAV Online Számlából, jelentősen megkönnyítve ezzel az adatrögzítést.Itt is vannak még gyerekbetegségek: nem kötelező adat (de miért NEM?) a számla teljesítés dátuma és a fizetési határidő, így előfordul, hogy bizonyos számlák teljesítés dátuma és fizetési határideje 1970.01.01, mert a rendszer hozzárendel valamilyen adatot ehhez a két dátumhoz. De szerencsére ez is változni fog, nemsokára minden olyan adat lekérdezhető a NAV Online Számla rendszeréből, ami a számlán ténylegesen szerepel.

És persze vannak meglepetések is. Mikor magánszemélyként vásároltunk, de az egyéni vállalkozásunk nevére állították ki a számlánkat vagy olyan számla került a rendszerbe a vállalkozásunk nevére, amit nem is mi vettünk igénybe, akkor csak pislogunk, hogy mi ez?

A folyamatok nem változtak, csak olyan számla kerülhet lekönyvelésre, amelyet a vállalkozás erre jogosult képviselője elismer és befogad, szóval az automatizmusok nem ész nélküli könyvelést jelentenek, nem árt, ha ezzel tisztában vagyunk. És bizony az automatizmusok hibázhatnak is, így minden esetben ellenőrizni kell a könyvelendő állományt.

Tudtad, hogy könyvelőként ingyenesen használhatod a Billingo fizetős számlázási csomagját?

Ha még adót is terveznél, ebben segít Neked az Adókalkulátor csomagunk.

Ha tetszett, amit olvastál, kérlek, oszd meg, vagy küldd el ismerősödnek, akinek szintén hasznos olvasmány lehet!