Induló vállalkozások mindegyike, de a működő vállalkozások közül is sokan szembesülnek azzal a problémával, hogy hogyan, hol találják meg számukra a legmegfelelőbb könyvelőt?
Sokan úgy gondolják, van egy barát, ismerős, családtag, majd ő olcsón megcsinálja nekünk. Ne felejtsük el, az üzletet és a barátságot nem jó keverni. Ha fizetünk valakinek egy szolgáltatásért, akkor joggal várhatjuk el, hogy megfelelő minőségű munkát kapjunk, és ha elégedetlenek vagyunk, vagy hibás a szolgáltatás, a szerződés szerint kell eljárni.
Vannak hangzatos hirdetések, nem feltétlenül kell beugrani nekik. Nagyon fontos, hogy ellenőrizzük le jövendőbeli könyvelőnket. Legyen honlapja, címe, mérlegképes regisztrációja, felelősségbiztosítással rendelkezzen.
A szerződésben egyértelműen legyen leírva, milyen szolgáltatásokat kíván igénybe venni az ügyfél, és ezért mit kell fizetni.
A következő táblázat sokat segít a megfelelő könyvelő kiválasztásában. A táblázatot a Könyvelői Praktikum Online készítette, mi csak továbbadjuk, hogy ezzel is segítsük a vállalkozásokat.
| Kérdések | Válaszok | |
| Igen | Nem | |
| 1.Rendelkezik-e az előírt szakmai képesítésekkel? Szerepel-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben? Ha nem, akkor nem jogosult önálló munkavégzésre. |
||
| 2. Szerződéskötésre sor kerül-e? Nagyon fontos, hogy szerződés legyen Önök között amelyben pontosan rögzítve vannak a könyvelő és az ügyfél feladatai is. Így mindkét fél pontosan tudja, mit kérhet, és várhat el a másiktól, hogy a könyvelés rendben menjen, zavartalan legyen az együttműködés a könyvelő és megbízója között. |
||
| 3. Rendelkezik-e szakmai felelősségbiztosítással? Ez azért kell, mert ha munkája során hibázik, egy bevallást rosszul, vagy késve nyújt be, akkor az adóhatóság elsődlegesen nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. Ha könyvelőnknek van felelősségbiztosítása, abból ki tudja fizetni az így okozott kárt. |
||
| 4. Vállal-e anyagi felelősséget a munkájáért? Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. Az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe. |
||
| 5. Vállal-e titoktartást? A könyvelő belelát az ügyfele egész életébe, gazdálkodásába, ezért a titoktartás ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem azt követően is. |
||
| 6. Képviseli-e a hatóságok előtt? A jó könyvelő a hatóságok előtt is képviseli partnerét, hogy ne egyedül kelljen szembenéznie velük. Ezzel nemcsak időt spórol, hiszen azonnal tud reagálni a kérdésekre, de szakszerűen képviseli is partnere érdekeit, elkerülve az esetlegesen nem megfelelő nyilatkozatokból adódó további vizsgálatokat. |
||
| 7. Csapatban dolgozik-e, vagy nem? Szerencsés olyan könyvelőirodát választani, ahol komplett számviteli szolgáltatást tudnak nyújtani. Szervezeti szinten tehát külön választja a bér- és munkaügyi feladatok ellátását, az adatrögzítést és könyvelést, illetve az adótanácsadást. Természetesen a részlegeknek együtt kell működniük az Ügyfél teljes körű kiszolgálása érdekében, de mindent az a szakember lát el, aki a megfelelő szakértelemmel és képzettséggel rendelkezik. |
||
| 8. Könnyen elérhető-e? Jó, ha a könyvelő több csatornán is elérhető. A munkaidőben történő telefonos elérhetőség alapfeltétel. Az e-mail is gyors (és írásos formája miatt dokumentált) kommunikációs csatorna. A skype - mint videotelefon és képernyőmegosztási alkalmazás- pedig sokszor kiválthatja a személyes találkozást. Az ügyfélfogadási idő korlátozása -főleg csúcsidőszakokban elfogadható, de jó, ha minden munkanapon (délelőtt, vagy délután) van lehetőség a személyes ügyintézésre. |
||
| 9. Opcionális szolgáltatásokat kínál-e? Szabályzatok készítése, jogi szolgáltatás, könyvvizsgálat, hitelkérelem készítése, pályázatkészítés, stb. Általában ezeket a kiegészítő szolgáltatásokat nem, vagy csak külön díjazás ellenében vállalják. Ilyen szolgáltatásokat csak nagy irodáktól várhatunk el, hiszen a polihisztorok kora lejárt... |
||
| 10. A könyvelési szoftvere alkalmas-e arra, hogy Ön is betekinthessen a saját adataiba? Ma már léteznek olyan felhő alapú (internetes) könyvelési rendszerek, amelyek lehetőséget biztosítanak arra is, hogy Ön, a könyvelő ügyfele, bármikor, bárhol betekinthessen a könyvelési adataiba. Megnézhesse az eredményének alakulását, a rendezetlen vevő-szállító tételeket, vagy éppen az Áfa alakulását. Ezek a rendszerek lehetővé teszik, hogy az ügyfél innen számlázzon (kiváltva ezzel egy számlázóprogramot) illetve, hogy otthon kezelje a házipénztárát. Előny lehet, hogy a könyvelési dokumentumokat sem kell mozgatni. |
||
| 11. Kap-e rendszeresen tájékoztatást, riportokat a cége vagyoni, pénzügyi és eredmény helyzetéről? Még ha a könyvelő könyvelési rendszere nem is alkalmas arra, hogy Ön bármikor betekinthessen a saját könyvelési adataiba, elvárható, hogy bizonyos rendszerességgel (havonta, negyedévente) szóbeli, vagy írásos tájékoztatást kapjon. |
||
| 12. A saját ügyfélkapuját használja-e? Ha igen, akkor így is felelősséget vállal a beküldött anyagokért. Ha az Ön ügyfélkapuját akarja használni, akkor ezzel Önre hárítja a felelősséget. Nem tanácsos átadni a könyvelőnek az ügyfélkapu használatát, mert ezzel a megbízó kiszolgáltatottá válhat. Ha az ügyfélkapuja jelszavát átadja, minden személyes adatához, és azok módosításához is hozzáférést enged. |
||
| 13. Az elvégzett munkával arányos-e a könyvelési díj? Mindkét félnek jobb, ha a könyvelési díj változó, az elvégzett munkával és a kockázatvállalással arányos, nem hasraütéssel, alkuval alakul ki. Ez akkor lehetséges, hogy ha a bizonylatszám, könyvelési tételszám, értékben kifejezett forgalom, dolgozói létszám és az egyéb igénybevett szolgáltatások tételes adataiból számítódik ki a havi könyvelési díj. Ez egyébként minősíti a könyvelő feldolgozási rendszerét, igényességét is. |
||
14. Időben tájékoztatást kap minden olyan adózási, járulékfizetési változásról, mely érinti vállalkozását? |
||
| 15. Van-e honlapja, blogja, hírlevele, vagy legalább egy rendszeresen frissülő facebook oldala? Ha a fontos, főleg az ügyfeleket érintő változásokat rendszeresen közzéteszi, akkor valószínűsíthető, hogy naprakészen követi az aktuális változásokat, ha ezt nem teszi, feltételezhetjük, hogy nem követi őket, ami viszont nem jó jel. |
||
| 16. Szimpatikus-e? És végül, a sok szakmai feltétel megléte mellett nagyon fontos, hogy emberileg is szimpatikus legyen, hiszen könyvelőt általában hosszú távra választunk, így nem mindegy, ki az, akivel a jövőben rendszeresen kapcsolatban állunk majd. Hiszen “A vezető két legjobb barátja az ügyvédje, és a könyvelője!” |
||
16 Igen válasz: Ön megtalálta a tökéletes könyvelőt!
12-15 Igen válasz: Valószínűleg jó kezekben lesz a könyvelése
7-12 Igen válasz: Érhetik meglepetések, ha ezt a könyvelőt választja
0-6 Igen válasz: Keressen mást!
Letölthető kérdőív.
További információk a könyvelésről.
Elérhetőségünk:
http://www.vallalkozas-okosan.hu/kapcsolat
