Inhouseitisz: jellemzően KKV tulajdonosokat és vezetőket megtámadó kór. Elsőként Vavrek Balázs, a Kreatív Kontroll marketingvezetője definiálta. A betegség fő tünetei: a benne szenvedő vállalkozók krónikus bizalmatlanság/és vagy információhiány miatt vállalkozásuk összes tevékenységét saját erőből, házon belül (próbálják megoldani) oldják meg. Bár a betegséget hivatalos vizsgálati módszerekkel még nem azonosították, egyes megfigyelők szerint valóban létezik.

Házon belül – házon kívül

Közhely, de nem lehet elégszer ismételni: cégvezetőként, vállalkozóként legfontosabb dolgod, hogy vállalkozásodnak bevételt, üzletet szerezz.

Az ideális az lenne, ha teljes munkaidődben, a nap 8, vagy 10 órájában ezzel tudnál foglalkozni. Ami lehetetlen, mert üzletszerzésen kívül egy csomó minden mással is foglalkoznod kell. Adminisztráció, rendelések áttekintésem számlák ellenőrzése, hogy ki fizetett és ki nem, kimerült az elem a motoros garázskapu távirányítójában, elfogyott a nyomtatóba való papír, meg millió egyéb apróság. Jó lenne, ha ezek nagy részével nem neked kéne foglalkozni, hanem valaki megcsinálná. Vagy egy alkalmazott, vagy egy másik cég, akit ezzel megbízol.

Vagyis dolgaid egy részét, ha nem éri meg külön embert felvenni rá, házon kívül intézik el neked. Kiszervezed őket.

Az inhouseitisz okai

Money, money, money

Egy átlagos hazai KKV (vagy egyéni vállalkozás) fejlődési pályája általában a következő: megvan az ötlet. A megvalósításhoz szükséges pénz –disztingváltan fogalmazok- erősen ki van számolva.

Ennek folyománya, amit csak lehetséges, igyekeznek saját erőből megoldani.

Mert úgy olcsóbb. Mert nem kell érte fizetni. Ami tévedés, mert vállalkozóként mindenképpen fizetsz: vagy a pénzeddel, vagy az időddel. Kell a cégnek egy honlap. Sebaj, majd valamit írunk rá. Hírlevél is kéne, mert azt mondják, hogy jó. Majd oda is írunk valamit. Tintapatron kell a nyomtatóba? Elmegyünk, megvesszük, mert 3000 forintba kerül, hogy kihozzák. Az pedig plusz költség.

Tízmillió szövetségi kapitány országa

Igen, hazánk a tízmillió szövetségi kapitány országa. Továbbá a tízmillió ügyvédé, marketingesé, gyereknevelési tanácsadóé, és mondjuk tízmillió bármilyen tanácsadóé. Ők is csak emberek, ezért jó okunk van feltételezni, hogy a vállalkozók körében is hasonló az arány.

Biztos vagyok benne, hogy Te nem vagy ilyen, de abban is, hogy van olyan vállalkozó ismerősöd, aki (univerzális dilettáns) polihisztor, és mellette még sok más dologhoz is ért. Mi több, profibb, mint egy végzett marketinges, programozó, üzleti stratéga, könyvelő, értékesítő. Azt ő úgyis jobban tudja, ha pedig jobban tudja, nehogy már ne ő csinálja.

Hát… így is lehet, csak hosszú távon nem érdemes.

Azt is gyakran halljuk, egyéni vállalkozónak (főleg Katásnak) nem kell könyvelő. Igen, az is pénzbe kerül. Igen, éves nettó 10 milliós árbevétel alatt akkor sem kötelező a könyvelő, ha céged van. Mégsem ajánlom, hogy magadnak könyvelj. Rögtön elmondom, miért. Ahogy azt sem ajánlom (ha csak nem szakmád), hogy magad szereld a céges autót, vagy magad piszkálgasd céged számítógépeit, ha valamelyik bármilyen okból épp nem hajlandó működni.

Menjen, vagy maradjon?

Szerencsés esetben a vállalkozás fejlődik, szépen alakulnak a bevételek. Ezzel párhuzamosan nő az elvégzendő feladatok száma is, kevés a napi 8, 10, akár a 12 óra is. Köztük olyanok, amiknek az elvégzése egyre nehezebb, egyre nagyobb nyűg. Rájössz, ezek elvégzésével jó lenne valakit megbízni. Felismerted a problémát. Megtetted az első lépést a megoldás felé vezető úton.

De mi legyen az, amit kiadsz másnak? Kinek adod ki? Egyáltalán, hogyan döntöd el, mit érdemes kiszervezni?

Tegyük fel, mindezeken túl vagy, megszületik a döntés. Ami nem váltja be a hozzá fűzött reményeket. Mert az alvállalkozóval csak a baj van. Mert nem érzed úgy, hogy a kifizetett munkadíjért cserébe megfelelő ellenértéket kapsz. Mi legyen? Vedd vissza a feladatot? Keress más alvállalkozót? Az megint idő, pénz, energia: ugyanott vagy, ahol elkezdted.

Alvállalkozó-traumatizált vállalkozók

Kis túlzással kijelenthetjük, Magyarország a több tízezer alvállalkozó-traumatizált vállalkozó országa. Mindenkinek van egy rossz tapasztalata, minek hatására általánosít. Mert az alvállalkozók olyanok, mint a nők/férfiak: egyforma mind. Az általánosítás bizalmatlanságot szül. Minek hatására még nehezebben engedsz ki bármilyen feladatot kezedből, mert „az van rendesen megcsinálva, amit ÉN megcsinálok”. Ami vagy igaz, vagy nem. Vagy megéri, vagy nem.

Fentiek alapján az inhouseitisz négy fő oka:

1. Pénzhiány

2. Mindenhez IS értés

3. Információhiány: nem tudod eldönteni, mit, mikor érdemes kiadni másnak

4. Alvállalkozókkal szerzett rossz tapasztalatok

Van egy jó hírem! Az inhouseitisz gyógyítható!

Az inhouseitisz gyógyítása

Amíg a legfontosabb a napi működés fenntartása, arra kell a pénz, addig nem nagyon van mit tenni.

Igen, pontosan tudom, elméletben betervezted, hogy lesz majd pénz indulás előtti reklámkampányra, meg egy profi honlaposra, meg erre, meg arra, ehhez képest az élet mást hozott. Nem te voltál az egyetlen, akinél így alakult.

Tegyük fel, ha kicsit döcögősen is, de vállalkozásod beindult, és szépen termeli a bevételt, a napi gondok megszűntek. Van pénz, ez már nem akadálya a kiszervezésnek. Azt is tudod, mit szeretnél végre kiszervezni. Már csak el kéne dönteni, mit érdemes?

Mennyi az annyi?

Említettem már, vállalkozóként az idő pénz. Van egy összeg, amibe vállalkozásod fenntartása óránként kerül. Legalább ennyibe kerül az időd, ha úgy tetszik, ennyi az órabéred önköltsége.

Vállalkozóként van pénzügyi terved, igaz? Ha van, ki tudod olvasni belőle a szükséges adatokat. Ha nincs, akkor szedd őket össze.

Vállalkozásodnak vannak olyan fix költségei, melyeket akkor is ki kell fizetned, ha egy fillér bevételed nem volt. Ezek a költségtípusok általában egyes adók, fizetések, járulékok, bérleti díjak, lízingdíjak, hiteltörlesztés, könyvelés, kamarai tagdíj, telefonszámla, internet lehetnek.

Mutatok két példát. Az első (ez az egyszerűbb) egy kisadózó vállalkozás tételes adója szerint adózó vállalkozásé. A második pedig tételes költségelszámolás szerinti adózóé (mindegy, hogy egyéni vállalkozó, vagy cég).

Első példa:

Valahol olvastam, munkaidődnek jó esetben 60%-a az, amikor ténylegesen „munkát végzel”, vagyis pénzt keresel. Ha 22 munkanappal számolunk, napi 10 órás munkaidővel, akkor egy minden egyes órád (119.755/22X10)=544 forintodban van. Az említett 60%-os arány miatt valójában (119.755 / 22X6) = 907 forint lesz az a határ, amit effektív munkavégzés közben meg kell keresned, hogy ne mínuszt termelj. Ehhez értelemszerűen hozzájönnek még személyes, megélhetési költségeid és valamennyi tartalékot sem árt sem árt képezned.

Ha csak nagyon szerény, (adók kifizetése után) 150.000 ft megélhetést, és havi 30.000 ft tartalékképzést számolunk, akkor óránként további (180.000 /22X6) = 1363 forintot kell keresned. A kettőt összeadva 2270 forint jön ki. Nagyon leegyszerűsítve, amit ennél kevesebbért megcsinálnak neked, azzal nem érdemes bajlódnod.

Persze a pénz mellett az időtényezőt is figyelembe kell venned.

Nemrég tartott tanácsadásomon mondta ügyfelem: amit itt 20 perc alatt összeraktál nekem, az nekem legalább két napomba került volna.

Két nap alatt –példánknál maradva- dolgozz effektív 12 órát. Ezalatt 27.240 forintot keresel. És most döntsd el, mi a drága: két napot eltöltened a probléma megoldásával, vagy kifizetni a 12.000 forintos tanácsadói óradíjunkat.

Második példa:

Megmutatom egy általunk készített pénzügyi terv alapján egy vállalkozás tervezett számait. Ezekből kell kiszedni azokat a tételeket, amiket bevétel híján is mindenképp ki kell fizetned. Íme:

Ez évente 50.104.982 forint, nagyságrendileg 50 millió. Havi 22 nap működéssel, napi 10 óra munkával ez óránként 50.104.982 / (12X22X10) = 18.979 forint. (A vállalkozás éves nettó árbevétele az elmúlt években 70 és 130 millió Ft között alakult, ezt természetesen valamennyire követik a költségek is)

Ez az óránkénti közel 20.000 forintos működési költség akkor van, ha a cég dolgozik. Ha nem, a kiadások értelemszerűen csökkennek. Esetünkben kb. óránként 15.000 forintba kerül a vállalkozás akkor is, ha éppen áll, és semmi bevétel nincs.

A képlet „egyszerű”: vállalkozásod vezetőjeként az a dolgod, hogy olyan üzletet szerezz, ami legalább 22.000 forint bevételt hoz óránként. Ennyibe kerül az időd.

Megnéztem több, általunk készített pénzügyi tervet. Nagyjából hasonló méretű (tervezett, éves nettó árbevétel 80 és 130 millió között) vállalkozások fix költsége átlagosan nettó 12.000 forint környékén van óránként, havi 24 napos működést és napi 10 óra munkaidőt feltételezve.

Ha neked is kb. hasonló méretű céged van (és nincs pl. kiugróan magas fizetendő bérleti díjad, lízingdíjad, vagy értékcsökkenésed) jó eséllyel a vállalkozásod nettó működési költsége is kb. ebben a tartományban lesz. Ha pontosan szeretnéd, tudni, mennyit ér az időd, kiszámoljuk neked.

Ha ez megvan, megtettél egy céged gazdaságos működését meghatározó, nagyon fontos lépést.

Megéri? Nem éri?

Tegyük fel, értesz a könyveléshez. Ennek a cégnek a könyvelését jelenleg évi 800.000 forintért, azaz kb. havi 66.000 forintért végzik. Ez nagyságrendileg 3 órai időd értéke. Egy ekkora cég bizonylatainak feldolgozása, rögzítése és könyvelése biztosan több idő, mint havi 3 óra. És akkor még nem beszéltem az állandóan változó jogszabályok követéséről, stb. Egyértelmű, hogy cégvezetőként nem érdemes ezzel foglalkoznod. (Még csak külön alkalmazottat sem érdemes rá felvenni, ezt a témát egy következő blogbejegyzésben járjuk körbe)

Előfordul, valamit el kéne gyorsan vinni, vagy hozni. Kocsiba ülhetsz, és elviheted magad, vagy hívsz egy taxit, vagy egy futárt. Ha csak egy órád megy el vele (idő, plusz saját kocsid amortizációja), miközben 5000 forintért ezt valaki elintézi neked, akkor ne te foglalkozz vele.

Mondd, te kit választanál?

”Ilyen és ilyen célra keresek autót, ilyen legyen, ennyi pénzem van, stb. Mit ajánlotok?” Autószerelő ismerősöm válasza a következő kérdésre: xanaxot, vagy váliumot. Igen, ahány embert megkérdezel, annyifélét fog ajánlani.

Nem, én sem tudom megmondani a tutit. Saját –és sajnos mások- tapasztalata is az, valamennyi tanulópénzt mindenképpen kifizetsz, mire megtalálod a megfelelő alkalmazottat/szolgáltatót. Sokszor a puding próbája alapon megy a dolog. Kipróbálod, kiderül. Ezért azt tanácsolom, először ne kötelezd el magad hosszú időre.

Az interneten mindenki azt ír magáról, amit akar. Ami vagy igaz, vagy nem, te pedig nem feltétlen tudod ellenőrizni a leírtak valóságtartalmát. Szerencsére egyre több vállalkozás ismeri fel a transzparens működés fontosságát, így olvashatsz róluk visszajelzéseket, értékeléseket. Segítség lehet, ha olyan, már aktív vállalkozó ismerősödtől kérsz ajánlást, akiben megbízol, és tudod róla, hogy nem a legolcsóbb megoldások híve. A legolcsóbb ugyanis hosszú távon nagyon drága tud lenni.

Ne legyenek illúzióid: vállalkozóként biztosan tisztában vagy azzal, ha öt árajánlathoz képest az egyik feltűnően olcsó, annak oka van, annak pedig előbb-utóbb meglesz a böjtje.

Ha úgy döntesz, hogy eddig saját erőből végzett dolgot másra bízol, két dologra nagyon figyelj. Egy: határozd meg minél pontosabban, mi az, amire ajánlatot kérsz, mi az, ami benne van az árban. Kettő: ha ezt megbeszéltétek, az elhangzottakat szerződésben a lehető legpontosabban rögzítsétek. Ez mindkettőtök érdekét szolgálja, és rengeteg, későbbi félreértésnek fogja elejét venni. Utána már csak az kell, hogy mindez a gyakorlatban is működjön.

Három pontban a lényeg:

Ne akarj mindent te csinálni, nem fog menni!

Számold ki, mit érdemes magad csinálni, mit nem!

Ne a legolcsóbb szolgáltatót keresd!

Egyik következő blogbejegyzésünkben kicsit komolyabban is körüljárjuk a saját magam csinálni/alkalmazottat veszek rá fel/külső szolgáltatóra bízom kérdést. Elmondom majd, hogyan lehet kiszámolni, és a számokon kívül mit kell még mérlegelned, hogy jól tudj dönteni.