Miért érdemes elektronikus számlázási rendszert használni? Milyen előnyei vannak az elektronikus számlának?

Németh Balázs, elektronikusszamla.hu írása

A 19. században egy számla szépen megrajzolt, cégérhez hasonló dokumentum volt. Azóta sok víz lefolyt a Dunán, az élet felgyorsult mi pedig próbálunk lépést tartani. Bizonylataink ma nem igényelnek művészi hajlamot, számlázásunkkal kapcsolatban ma két fő elvárásunk van: teljesítse a jogszabályi előírásokat és járjon a lehető legkisebb költséggel előállítása, kezelése.

Az elmúlt pár év a felhő éve volt: a kiszervezett számítástechnika emberek és vállalatok milliói számára hozták el egy hatékonyabb, gazdaságosabb és kényelmesebb működés korát. A jelenség maga azt jelenti, hogy hardvert vagy szoftvert ahelyett, hogy megvenne egy személy/vállalat, inkább bérli őket, így megszabadul a karbantartás költséges feladatától. Gyakori példa lehet egy webszerver bérlése, vagy akár internetes levelezésünk (Gmail, Hotmail stb.).

A napi munkámhoz én egyetlen szoftvert használok, a webböngészőt. Legyen az az otthoni, munkahelyi számítógépem, laptopom, táblagépem vagy akár telefonom, sőt egy Fülöp-szigeteki internetkávézó munkaállomási is megteszi - mindenhol ugyanabban a munkakörnyezetben tudok dolgozni. Elérem a leveleimet, dokumentumaimat, naptáramat, fájljaimat. Ha elázik a telefonom, ha tönkremegy a laptopom, ha elromlik a pendrive-om, ha leég a házam én nem pánikolok (na jó, kivéve az utolsót), hiszen tudom, hogy adataim bombabiztos szervertermekben, azok közül is többen egyszerre, biztonságban nyugszanak.

Az online számlázó számomra ugyanezt a kényelmet nyújtja: bárhonnan elérem számláimat, és készíthetek számlát. Mivel az elektronikus számlázás ma már könnyen elérhető bárki számára, akár mobil eszközöm segítségével is küldhetek számlát, hiszen nincs szükség nyomtatásra.

Hadd válaszoljak pár gyakori kérdésre az online számlázókkal kapcsolatban:

Megfelel-e az internetes számlázó a jogszabályoknak?
Igen. Ugyanolyan számlázó szoftver, mint a telepíthető programok, csupán az adatok nem a helyi számítógépen, hanem a felhasználó saját fiókjában, az interneten tárolódnak.

Fennáll-e a veszélye annak, hogy elveszítem adataimat?
Nagyon kicsi az esélye annak, hogy adatok vesszenek el az internetes számlázó rendszerből. Valójában jóval kisebb, mint amekkora annak az esélye, hogy tönkremegy a számítógép, amelyre egy számlázó programot telepítettek. A számlák, számlalisták pedig bármikor lementhetők.

Mások is megnézhetik a számláimat, ha online számlázót használok?
Nem. A számlákhoz kizárólag az férhet hozzá, aki létrehozta azokat, vagy hozzáférési jogot kapott a számla készítőjétől, illetve a számla címzettje.

Olcsóbb, vagy drágább az online számlázó használata?
Lehet olcsóbb, és lehet drágább is. Több rendszernek van ingyenes verziója is, azzal kétségkívül olcsóbb a megoldás. Mivel az internetes számlázó nem egy dobozos termék, hanem szolgáltatás, ezért általában havi/éves díja van. Ez a díj viszont általában tartalmazza jogszabálykövetést, és a frissítéseket is, amelyeket az asztali szoftverekkel szemben még telepítenünk sem kell, automatikusan megjelennek a rendszerben.

Mindent tud az online számlázó, amit a telepíthető szoftverek?
Általában nem. Az internetes számlázók egyszerűbbek, és nincs annyi funkciójuk, mint telepített társaiknak. Ez is az oka annak, hogy általában a kisebb méretű, vagy egyszemélyes vállalkozások körében örvendnek népszerűségnek.

Mindent összegezve az online számlázó korszerű, biztonságos megoldást nyújt azok számára, akik szeretik megkönnyíteni életüket. Az internet korában annak jótékony hatását minden területen érezzük, és ez alól a számlázás sem kivétel.