Pénzt, és adatexportot!
2020. július 1-től kötelező a kiállított számlák NAV adatexportja. Ezzel egy olyan, új korszak kezdődött, ahol a korábbinál sokkal hamarabb, juthatsz számodra pénzt, profitot jelentő adatokhoz.
(Ha lemaradtál volna erről a bejegyzésünkről, ide kattintva olvasd el, pontosan miről is van szó!)
Ez az adatexport nem csak oda, hanem visszafelé is működik. Igaz, a technika ördöge néha még közbeszól, de egy nagyon érdekes, jó irányba mutató változás indult el.
A mostani, járványhelyzet által teremtett, gyorsan, és kiszámíthatatlanul változó gazdasági környezet vállalkozóként neked is új kihívást jelent. Cserébe ez a NAV adatexport bevezetés talán nem is történhetett volna jobb időben. A lehetőség adott, élj vele! Használd ki a digitalizáció adta lehetőségeket.
Ha a változásokra gyorsabban, és pontosabban reagálsz, év végén több marad a zsebedben.
Túl szép, hogy igaz legyen?
Pénzért, egészen pontosan profitért vállalkozol. Jelen helyzetben ehhez a korábbinál lényegesen pontosabb tervezés, és szorosabb ellenőrzés szükséges. Ehhez a július óta történt fejlesztések segítséget adnak. Az ajtó most már számodra is nyitva áll. Olyan eszközök, és megoldások állnak a rendelkezésedre, melyek pár éve még csak nagy cégek számára voltak biztosítottak.
Olyan eszközökhöz, szoftverkhez férhetsz hozzá abszolút KKV barát árakon, melyekről korábban legfeljebb csak álmodhattál volna. Legyen szó akár bevétel, akár költségnyilvántartásról, vevőkről, vagy éppen számlázásról. A sok egyéb mellett egy lehetséges megoldás lehet a Billingo. Jelenleg a számlázás a fő funkciója, de ennél már most sokkal többet tud, és gőzerővel folynak a fejlesztések.
Van, ami nem változott: az, hogy bármilyen szoftver, bármilyen rendszer csak akkor ér valamit, csak akkor hoz eredményt, ha megfelelően használod őket. Akkor, ha tudod, mit, miért és hogyan terveztél, és hogyan akarod ellenőrizni azt. Akkor van értelme bármilyen szoftveres megoldás bevezetésének.
Akkor, ha megérted, hogy a bizniszedben történő mindenfélét hogyan lehet mérni, és lefordítani számokra. Ebben segít a pénzügy-kontrolling-könyvelés szentháromság. Azon kívül, hogy mindhárom számokkal, így végső soron pénzzel (a te pénzeddel foglalkozik), más a dolguk.
Ezt járjuk most körül.
Majd a könyvelő!
„-Józsikám, mennyivel is tartozik nekünk az X, meg az Y vevő?
-Fogalmam sincs, hívd fel a könyvelőt, megmondja!”
„-Fel kéne venni hamar 20 millió hitelt, de mi a túróból fizetjük vissza?
-Ott a könyvelő, megmondja!”
„-Idén kevesebb lesz a bevételünk, most nem megyünk, csak ide Visegrádra síelni, de mi a fenéért?
-Hát kérdezd meg a könyvelőt, megmondja! Aztán mongyad má’ neki, jövőre tervezzen valamit, mer’ az jó!”
Fenti párbeszédek nagyjából bármelyik (kis)vállalkozásnál elhangozhatnak, a felsoroltak természetesen csak elképzelt példák. Mert –tisztelet a kivételnek- a hazai KKV-k körében általános felfogás, hogy minden, aminek köze van a vállalkozás pénzügyeihez, az a könyvelő dolga.
Majd a könyvelő. Majd ő megmondja, és megoldja. Hát nem. Nagyon nem.
A már említett pénzügy – kontrolling – könyvelés trió bár kéz a kézben, de mégis külön utakon járnak. Bár mindhármuknak köze van a pénzhez, csak éppen az egyik körte, a másik naposcsibe, a harmadik meg atomerőmű.
A múltban élő könyvelő
Sarkítsunk egy kicsit: a könyvelőd a múltban él, és a te pénzeden látszólag az államnak dolgozik. Fő feladata vállalkozásod működéséről a törvények által előírt kimutatásokat, és adatszolgáltatásokat elkészíteni, és benyújtani. Hétköznapiul megcsinálni a különféle adóbevallásokat.
Azaz főleg abban segít neked, hogy vállalkozásod a rá vonatkozó, adózást, és számvitelt érintő törvényeknek megfelelően működjön. Mivel a könyvelés elsődlegesen a múltbeli adatok feldolgozását jelenti, ezért nem ez lesz a jelenre vonatkozó pénzügyi információk fő forrása.
Jövőbe látás: pénzügyi tervezés
A pénzügyi tervezés a jövő: az a kristálygömb, amibe belenézve megpróbálod látni, mi lesz 6 hónap, 1, vagy éppen 5 év múlva. Pénzügyi terved készítésénél megpróbálod kitalálni, év végére milyen ráfordítással mekkora bevételed, és ebből mennyi profitod lesz. Ez utóbbi nagyon fontos: ezért dolgozol, nem a bevételért.
Induló biznisznél egy jó üzleti terv elengedhetetlen ahhoz, hogy abból egy korrekt pénzügyi tervet tudj összerakni. Részben így is sötétben tapogatózás lesz. Minél pontosabb előzetes adatgyűjtést folytattál, annál kevésbé.
Ha pedig indulás után pénzügyi tervedet időnként (javaslom, havonta) összeveted a tényekkel, akkor látni fogod, álmaid milyen viszonyban állnak a valósággal. A szembesülés nem mindig lesz kellemes, ellenben biztosan olcsóbb, mintha elmulasztod, és helyette inkább a homokba dugod a fejed.
Ha már 1-2-3, vagy több éve működő vállalkozásod van, pénzügyi tervezésnél sokkal könnyebb dolgod lesz. A tervezéshez ugyanis rengeteg múltbeli adatod van mind bevételi, mind pedig költségoldalon. Használd őket, nem fog fájni. Annál inkább az, ha nem teszed.
A pénzügyi tervezés elsődlegesen a te feladatod, nem pedig könyvelődé. Természetesen értékes segítséget tud nyújtani hozzá, de csak abban az esetben, ha már megvannak a sarokszámaid. Ezek összegyűjtése szintén a te felelősséged. Könyvelőd ezek ismeretében tud neked segíteni a fizetendő adók tervezésében.
Ismét egy tévhit: az adótervezés, adóoptimalizálás nem egyenlő az adócsalással. Számos, törvény biztosította lehetőséged van arra, hogy vállalkozói tevékenységed után kevesebb adót fizess, vagy éppen különféle adókedvezményeket vegyél igénybe. Ahogy azt sem tiltja semmi, hogy bizniszedet akár több cégbe, vállalkozásba szervezve végezd.
Ezekről a lehetőségekről könyvelőd szintén üzleti, illetve pénzügyi terved birtokában tud tanácsot adni. Az aktuális helyzetet pedig érdemes évente, év vége felé felülvizsgálni.
Céged jelene: a pénzügy, és a kontrolling
A pénzügy, és a kontrolling a jelen. Ezek nélkül vállalkoznod olyan, mintha bekötött szemmel vezetnél autót. Ha szerencséd van, nem csinálsz bajt. A pénzügy nem más, mint a cégedben most történő, napi dolgok felügyelete. A kontrolling pedig a tervek összehasonlítása a valósággal. Alapesetben szintén egyik sem a könyvelőd dolga.
Ismét oszlassunk némi tévhitet: mivel a könyvelő úgyis tud mindent vállalkozásodról, adja magát, hogy ő számlázzon, meg utaljon, meg ha már, a házipénztárt is kezelje. Ez az elképzelés több sebből is vérzik.
Egyrészt egy kisebb cégnél könyvelőd nem vesz részt a napi munkában. Másrészt vállalkozásod szabályos gazdálkodásáért nem könyvelőd, hanem te vagy a felelős. Harmadrészt, mivel a számára átadott bizonylatokon keresztül könyvelőd összesíti, és mondja meg legkésőbb év végén, hogy mennyi pénznek kell céged bankszámláján, illetve házipénztárában lennie: mérlegedben ezek a pénzeszközök soron szerepelnek majd. Emiatt a pénzkezelés, illetve annak év végi összesítése egy személyben összeférhetetlen lenne.
Többek között ezért is a te, vagy erre a feladatra delegált munkatársad dolga a napi pénzügyi ellenőrzés, és pénzkezelés.
Ezzel kapcsolatban a legfontosabb feladatod bevételeid, és kiadásaid nyomon követése. Azaz vállalkozásod cash-flowjának fenntartása. Ennek része az, hogy mindent megteszel, hogy bevételeid időben beérkezzenek, partnereidet pedig határidőre kifizeted. Biztosítod, hogy bizniszed működéséhez –lehetőleg- mindig elegendő pénz álljon rendelkezésedre.
A napi működés mellett pedig időről-időre ellenőrzöd, hogyan is állsz ahhoz képest, amit terveztél: ez a kontrolling. Egy jól felállított kontrolling-rendszer (aminek az alapja napi pénzügyeid szigorú nyomon követése!) rengeteg pénz elszivárgását képes megelőzni. Ez azt jelenti, rendelkezésedre álló anyagi forrásaidat a korábbinál eredményesebben használod.
Magyarul év végén ugyanannyi bevételből több pénz marad a zsebedben.
Biztosan hallottál már a Xerox márkáról. Megjelenésekor forradalmi újdonságnak számított. Neve nagyon sokáig ugyanúgy összeforrt a fénymásolással, mint ahogy a fényképezőgépé a Kodakkal. Induláskor az általuk kifejlesztett, és gyártott fénymásológépeket szerették volna eladni. Bár a sokszorosításra, mint szolgáltatásra egyértelműen volt piaci igény, a vevők nem akarták egy összegben kifizetni, és így megvenni ezeket a gépeket.
Amennyiben ez a 40%-os szabály téged is érint, ennek a jó világnak vége. Itthoni megbízóval még csak-csak lehet egyezkedni, bár egyre több nem hivatalos információ szerint sok megrendelő ezt nemes egyszerűséggel úgy oldja meg, hogy jövőre nem szerződik katás vállalkozással.
