Message Us

Vállalkozás okosan

Hiánypótló írások üzleti tervezésről. Vállalkozói pénzügyekről, árképzésről, adózásról. Elmondjuk, ötletedet hogyan váltsd forintokra. Minden a fenti témákról, amire vállalkozásodnak szüksége van. Érthetően, emberi nyelven. Hívj bátran a 0620-413-1281 számon, vagy írj a vallalkozas@vallalkozas-okosan.hu címre!

Igen, szeretném, hogy ötletemből forint legyen!

Iratkozz fel hírlevelünkre, hogy megtudd, hogyan! Tervezzük, és csináljuk meg együtt üzletedet!

Vállalkozásodról írok érthetően és szórakoztatóan. 


Vállalkozás okosan a Facebookon

10 pont, hogy az év végi ügyviteli rendszer váltás sikeres legyen

2015.12.07. 18:03 prosequor

Közeledik az év vége, nagyon sok cég szeretne új ügyviteli rendszerrel kezdeni a következő évet. Sokaknak kényszer is, hiszen 2016. január 1-től csak olyan szoftver használható számlázásra, ami rendelkezik "Adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás" funkcióval. Mivel már benne gázolunk a decemberi hónapban (ami sokaknak az éves forgalom jelentős százalékát adja) a későn eszmélőknek a KKV Ügyvitel blog összeszedte 10 pontban a szükséges lépéseket, aminek betartásával a váltás a legkevesebb fájdalommal jár.

1. Igények definiálása, folyamatok újragondolása

Nagyjából itt kezdődik minden, sajnos sokan kihagyják ezt a lépést. Pedig fontos, hogy ne csak a fejlesztő által leírt funkció-halomra koncentráljunk, hanem legyünk tisztában a saját igényeinkkel és hogy igényt kiváltó okokkal, mert minőségi cserére vágyunk.


Ebben sokat segít, ha elsőként minden munkatársunkkal összeíratjuk azokat a fájdalompontokat, ami a munkavégzésben és a másik kollégának történő információ-átadásban gátolja, ezek megoldását tűzzük ki célként. Például ilyen igény lehet, hogy a rendszerünk jelenleg csak számlázni képes, de azokat a termékeket, amik nincsenek raktáron külön excel táblában (vagy papírfecniken) kell feljegyezni, ahonnan manuálisan kell felrögzíteni a számla kiállításakor. Ez esetben lehet cél, hogy már a vevői igényt is rögzíteni tudjuk, amiből könnyedén tudunk pár kattintással számlát generálni, elkerülve a dupla adminisztrációt és csökkenteni a hibázás lehetőségét.


Minden egyes fájdalompontnál tegyük fel a kérdést, hogy ezt valóban csak másik eszközzel tudjuk-e megoldani? Lehet, hogy csak a folyamatainkat kell kicsit átalakítani, az meg nagyjából ingyen van és megúszunk még 9 pontnyi hercehurcát.

Ebben a fázisban kell kijelölnünk a projekt menedzserét, a kulcsfelhasználót. Javaslom, hogy ez semmiképp ne a rendszergazda legyen (mert „szoftverről van szó, azokhoz meg ő ért”), hanem aki átlátja az egész cég működését és tud a kollégák fejével is gondolkodni. Általában értékesítési vezetők szokták megnyerni a feladatot, akiknek szorosan besegít az a pénzügyes munkatárs, aki valószínűleg a leghosszabb fájdalompont-listát prezentálta.

ugyviteli_rendszer_valtas.png2. Demók letöltése

Számlázó szoftverből, ügyviteli rendszerből a kínálat meglehetősen széles. Megnézhetjük, hogy az azonos iparágban dolgozó beszállítóink, vagy versenytársaink milyen szoftvereket használnak, ezzel már jelentősen szűkíthetjük a kört, hogy melyik demóját érdemes letölteni. Nem biztos, hogy amit a legtöbben használnak, az nekünk is biztosan jó lesz, mert könnyen előfordulhat, hogy éppen ők is éppen hasonló cipőben járnak!

Szűkítsük le a kört 3-4 lehetséges szoftverre, az idő pénz, nincs többre lehetőség. Nagy csodák nincsenek, vagy inkább úgy fogalmaznék, szabad szemmel jól látható összegek választják el a jelentősen többre képes rendszereket egymástól.

3. Tesztelés

Egy éles rendszerről leválasztott tesztkörnyezetben -- könyörgöm, ne a szerverre! -- telepítsük fel a letöltött demókat, paraméterezzük fel a szükséges mértékben és kezdjük el megvizsgálni, mennyire segít elérni a céljainkat, kiiktatni a fájdalompontokat. Ehhez az előző rendszerből töltsünk át tesztadatokat, így megtudjuk mennyire macerás az adatimport és sokkal könnyebb lesz ismerős vevőkkel, cikkekkel próbálkozni.

Modellezzük kíméletlenül a folyamatot, ne csak céltalanul kattintgassunk a funkciókra, és őszintén válaszoljuk meg magunknak a kérdést: megoldja ez a problémámat, segít a céljaim elérésében? Ha nem, ezt a kompromisszumot be tudom vállalni?

Ha kérdésünk van, nyugodtan hívjuk a forgalmazót/fejlesztőt, lehet, hogy egy szituációra mi magunk nem találunk megoldást, pedig a rendszer képes rá, csak nincs időnk végigolvasni az 500 oldalas felhasználói kézikönyvet. Fontos: a saját szemünknek és kezünknek higgyünk, ne a sales-prezentációnak! Autót sem vennénk kipróbálás nélkül, pusztán arra támaszkodva, hogy egy profi sofőr megmutatja, hogyan lehet vele közlekedni.

4. Kiválasztás

Valószínűleg itt dilemmába kerülsz, a vizsgált demókból nem csak egy képes a feladatot megoldani, viszont csak egyre van szükséged.

Teljesen normális ha 3-5 évente ugyanilyen váltási ciklusba kerülsz, az alatt fejlődhet annyit a céged, amire gondolni se mertél és a régi rendszer már nem lesz képes kiszolgálni. Tehát jöjjenek a piszkos anyagiak: számold ki erre a 3-5 éves időtávra mennyibe fog kerülni a licenc vagy az előfizetés, a bevezetés esetleges tanácsadói díja, a szoftverkövetés (jogszabálykövetés, hibajavítások, új verziók), a támogatás, az esetleges plusz infrastruktúra. A számok makacs dolgok, de nem kell a legolcsóbbat választanod! Azt válaszd, amelyik a legjobban kiszolgál és még megengedheted magadnak.

5. Felkészülés

Minőségi cserére törekszünk, ezért nem lehet csak ész nélkül belevágni. Vizsgáljuk meg az adatbázisainkat, egyáltalán mi az, amit át akarunk emelni az új rendszerbe? Ellenőrizzük az adatokat, egészítsük ki, legyen az áttérés után minden patyolat tiszta.

Ahogy a mondás tartja, excrementumból nem lehet várat építeni. Ellenőrizzük azt is, hogy a nem meglévő információkhoz honnan és milyen gyorsan tudunk hozzáférni! Például: ha eddig nem kezeltünk szériaszámokat vizsgáljuk meg, de később fogunk, becsüljük meg, mennyi időt igényel a teljes raktárkészletet vonalkódolvasóval becsipogni.

A cikk folytatása megtalálható a KKV Ügyvitel blogján, itt.

Szólj hozzá!

Címkék: adatok vállalkozás ügyviteli rendszer

A bejegyzés trackback címe:

https://vallalkozas-okosan.blog.hu/api/trackback/id/tr358146594

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.
süti beállítások módosítása